แบบประเมินผล Property Manager และ Facilities Manager ต้องมีอะไรบ้าง

แบบประเมินผล Property Manager (PM) และ Facilities Manager (FM) ที่ดีต้องครอบคลุม 5 ด้านหลัก ได้แก่ การบริหารทรัพย์สินและงบประมาณ การบำรุงรักษาอาคารและระบบวิศวกรรม ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎหมาย ความพึงพอใจของผู้เช่าหรือผู้ใช้อาคาร และการบริหารทีมงานหรือผู้รับเหมา หากขาดด้านใดด้านหนึ่งไป การประเมินจะไม่สะท้อนภาพรวมของงานที่แท้จริง เพราะทั้งสองตำแหน่งนี้ต้องรับผิดชอบทั้งเรื่องตัวเลขทางธุรกิจและความปลอดภัยของอาคารไปพร้อมกัน

ทำไมตำแหน่ง PM และ FM ต้องมีแบบประเมินเฉพาะ

Property Manager และ Facilities Manager เป็นตำแหน่งที่มีลักษณะงานผสมระหว่างการบริหารธุรกิจและงานเทคนิค การใช้แบบประเมินทั่วไปที่ออกแบบมาสำหรับพนักงานออฟฟิศทั่วไปมักไม่ครอบคลุมตัวชี้วัดเฉพาะทาง เช่น อัตราการเช่าพื้นที่ (Occupancy Rate) ค่าใช้จ่ายซ่อมบำรุงต่อพื้นที่ หรือระยะเวลาตอบสนองเมื่อระบบอาคารขัดข้อง องค์กรที่มีสินทรัพย์อสังหาริมทรัพย์จึงควรมีแบบประเมินที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับตำแหน่งนี้ เพื่อให้การประเมินสะท้อนผลงานจริงและใช้เป็นข้อมูลประกอบการพัฒนาหรือปรับค่าตอบแทนได้อย่างเป็นธรรม

องค์ประกอบหลักที่แบบประเมินผลควรมี

1. การบริหารจัดการทรัพย์สินและงบประมาณ

ประเมินความสามารถในการควบคุมค่าใช้จ่ายให้อยู่ในงบประมาณที่กำหนด การบริหารรายได้จากค่าเช่าหรือค่าส่วนกลาง และความแม่นยำในการจัดทำรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สิน

2. การบำรุงรักษาอาคารและระบบวิศวกรรม

วัดผลจากแผนการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance) อัตราการเกิดเหตุขัดข้องของระบบไฟฟ้า ประปา ลิฟต์ และเครื่องปรับอากาศ รวมถึงระยะเวลาที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาเมื่อเกิดเหตุ

3. ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎหมาย

ตรวจสอบว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมายอาคารและความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องครบถ้วนหรือไม่ เช่น การตรวจสอบอาคารประจำปี ระบบป้องกันอัคคีภัย และการฝึกซ้อมแผนฉุกเฉิน

4. ความพึงพอใจของผู้เช่าหรือผู้ใช้อาคาร

ใช้แบบสอบถามหรือคะแนนความพึงพอใจจากผู้เช่า ลูกค้า หรือพนักงานในอาคารเป็นตัวชี้วัดเสริม เพื่อสะท้อนคุณภาพการให้บริการที่ตัวเลขทางบัญชีอาจไม่ครอบคลุม

5. การบริหารทีมงานและผู้รับเหมา

ประเมินความสามารถในการบริหารทีมช่าง แม่บ้าน รักษาความปลอดภัย และผู้รับเหมาภายนอก ทั้งด้านคุณภาพงานและการควบคุมต้นทุน

ตัวอย่างเกณฑ์ให้คะแนน (Rating Scale)

แบบประเมินที่ใช้งานได้จริงมักกำหนดเกณฑ์คะแนนเป็นระดับ เช่น 1 ถึง 5 โดยแต่ละระดับมีคำอธิบายพฤติกรรมหรือผลลัพธ์ที่ชัดเจน เพื่อลดความคลุมเครือในการตัดสินคะแนนของผู้ประเมิน เช่น ระดับ 5 หมายถึงผลงานเกินเป้าหมายอย่างชัดเจนพร้อมมีนวัตกรรมการทำงาน ระดับ 3 หมายถึงผลงานเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด และระดับ 1 หมายถึงผลงานต่ำกว่ามาตรฐานอย่างมีนัยสำคัญ การกำหนดเกณฑ์ที่ชัดเจนแบบนี้ช่วยให้หัวหน้างานและพนักงานเข้าใจตรงกันในทิศทางเดียวกัน

จะหาแบบฟอร์มประเมินสำเร็จรูปได้จากที่ไหน

หากต้องการแบบฟอร์มประเมินผล PM และ FM ที่ออกแบบมาพร้อมใช้งาน ไม่ต้องเริ่มจากศูนย์ สามารถเลือกดูไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้ที่หน้า คลังไฟล์ ซึ่งรวบรวมแบบฟอร์มด้าน HR และการบริหารงานหลากหลายรูปแบบ ราคาไฟล์ละ 120 บาท และหากซื้อครบ 10 ไฟล์จะลดเหลือไฟล์ละ 100 บาท เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการชุดเอกสารประเมินผลหลายตำแหน่งพร้อมกัน นอกจากนี้ยังสามารถดูชุดแพ็กเกจไฟล์ที่จัดกลุ่มไว้แล้วได้ที่หน้า แพ็กเกจ เพื่อประหยัดเวลาในการเลือกไฟล์ทีละรายการ เมื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการแล้วสามารถตรวจสอบรายการก่อนชำระเงินได้ที่หน้า ตะกร้าสินค้า

นำไปปรับใช้อย่างไรให้เหมาะกับองค์กร

แบบประเมินสำเร็จรูปเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่ควรปรับตัวชี้วัดและน้ำหนักคะแนนให้สอดคล้องกับลักษณะทรัพย์สินขององค์กร เช่น อาคารสำนักงานอาจให้น้ำหนักกับความพึงพอใจผู้เช่ามากกว่า ขณะที่โรงงานหรือนิคมอุตสาหกรรมอาจให้น้ำหนักกับความปลอดภัยและการบำรุงรักษาระบบวิศวกรรมมากกว่า การทบทวนแบบประเมินอย่างสม่ำเสมออย่างน้อยปีละครั้งจะช่วยให้เครื่องมือนี้ยังคงสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป และสามารถศึกษาบทความอื่นที่เกี่ยวข้องกับการบริหารผลงานเพิ่มเติมได้ที่หน้า บทความ

แบบประเมินผล Property Manager ควรทบทวนบ่อยแค่ไหน

ควรทบทวนอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หรือเมื่อองค์กรมีการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ด้านทรัพย์สินอย่างมีนัยสำคัญ

Facilities Manager ควรถูกวัดผลด้วยตัวเลขอะไรเป็นหลัก

ควรวัดจากอัตราการเกิดเหตุขัดข้องของระบบอาคาร ระยะเวลาแก้ไขปัญหา และความสำเร็จของแผนบำรุงรักษาเชิงป้องกัน

หากไม่มีเวลาออกแบบแบบฟอร์มเอง ควรทำอย่างไร

สามารถเลือกใช้ไฟล์แบบฟอร์มสำเร็จรูปที่มีโครงสร้างครบถ้วนจากหน้าคลังไฟล์ แล้วนำไปปรับแก้รายละเอียดให้ตรงกับลักษณะงานขององค์กรได้ทันที