วิธีสร้าง KPI แบบ SMART ให้ถูกต้อง 8 ขั้นตอน

การสร้าง KPI แบบ SMART ที่ถูกต้องทำได้โดยยึดหลัก 8 ขั้นตอน คือ กำหนดเป้าหมายองค์กรก่อน แตกเป้าหมายลงสู่ระดับหน่วยงาน เลือกตัวชี้วัดที่เจาะจง กำหนดค่าที่วัดผลได้ ตรวจสอบว่าทำได้จริง เชื่อมโยงกับเป้าหมายรวม กำหนดกรอบเวลาชัดเจน และสุดท้ายคือทดสอบกับทีมงานก่อนนำไปใช้จริง หากทำครบทั้ง 8 ขั้นตอนนี้ KPI ที่ได้จะมีความชัดเจน วัดผลได้จริง และเป็นธรรมกับพนักงานทุกฝ่าย

หลายองค์กรมักตั้ง KPI แบบเร่งรีบโดยไม่ผ่านกระบวนการคิดที่รอบคอบ ผลลัพธ์ที่ตามมาคือ KPI ที่วัดผลไม่ได้จริง หรือไม่สอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจ บทความนี้จะพาไปดูทีละขั้นตอนว่าต้องทำอะไรบ้าง

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมายองค์กรให้ชัดเจน

ก่อนตั้ง KPI ของแต่ละตำแหน่ง ต้องเริ่มจากเป้าหมายใหญ่ขององค์กรก่อน เช่น เป้าหมายด้านรายได้ ความพึงพอใจลูกค้า หรือประสิทธิภาพการผลิต เพราะ KPI ระดับบุคคลต้องเชื่อมโยงกับเป้าหมายเหล่านี้เสมอ

ขั้นตอนที่ 2: แตกเป้าหมายลงสู่ระดับหน่วยงานและตำแหน่ง

นำเป้าหมายองค์กรมาแตกย่อยเป็นเป้าหมายของแต่ละหน่วยงาน แล้วแตกต่อไปยังระดับตำแหน่งงาน เพื่อให้ทุกคนเห็นว่างานของตนเองมีส่วนช่วยผลักดันเป้าหมายรวมอย่างไร

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดตัวชี้วัดให้เจาะจง (Specific)

ตัวชี้วัดต้องระบุให้ชัดว่าวัดอะไร เช่น แทนที่จะเขียนว่า "เพิ่มยอดขาย" ควรเขียนว่า "เพิ่มยอดขายสินค้ากลุ่ม A ในเขตภาคกลาง" เพื่อลดความคลุมเครือ

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดค่าที่วัดผลได้ (Measurable)

ทุก KPI ต้องมีหน่วยวัดและตัวเลขเป้าหมายที่ชัดเจน เช่น เปอร์เซ็นต์ จำนวนชิ้น หรือระยะเวลา เพื่อให้สามารถตรวจสอบผลได้อย่างเป็นรูปธรรมเมื่อถึงรอบประเมิน

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบว่าทำได้จริง (Achievable)

เป้าหมายที่ตั้งไว้ต้องอยู่บนพื้นฐานความเป็นไปได้ โดยพิจารณาจากทรัพยากร งบประมาณ และความสามารถของทีมงาน หากตั้งเป้าสูงเกินจริงจะทำให้พนักงานหมดกำลังใจตั้งแต่ต้น

ขั้นตอนที่ 6: เชื่อมโยงกับเป้าหมายรวม (Relevant)

KPI ของแต่ละตำแหน่งต้องมีความเกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ทางธุรกิจจริง ๆ ไม่ใช่แค่ตัวเลขที่ดูดีแต่ไม่ส่งผลต่อเป้าหมายองค์กร

ขั้นตอนที่ 7: กำหนดกรอบเวลาชัดเจน (Time-bound)

ทุก KPI ต้องระบุระยะเวลาที่ใช้วัดผล เช่น รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี เพื่อให้ทั้งพนักงานและหัวหน้างานทราบว่าจะประเมินผลเมื่อใด

ขั้นตอนที่ 8: ทดสอบและปรับปรุงก่อนใช้จริง

ก่อนประกาศใช้ KPI อย่างเป็นทางการ ควรทดสอบกับหัวหน้างานและพนักงานบางส่วนก่อน เพื่อดูว่าตัวชี้วัดเข้าใจง่ายหรือไม่ และมีข้อจำกัดอะไรที่ต้องปรับแก้

สร้าง KPI ให้ง่ายขึ้นด้วยแบบฟอร์มสำเร็จรูป

การเริ่มต้นสร้าง KPI ตั้งแต่ศูนย์อาจใช้เวลานานและเสี่ยงต่อความผิดพลาด การมีแบบฟอร์มหรือเทมเพลตที่ผ่านการออกแบบมาแล้วจะช่วยลดขั้นตอนและทำให้ทีม HR หรือหัวหน้างานทำงานได้เร็วขึ้น สามารถเข้าไปดูตัวอย่างฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับการประเมินผลงานและ KPI ได้ที่หน้า คลังฟอร์ม ซึ่งมีราคาเริ่มต้นเพียง 120 บาทต่อไฟล์ และหากซื้อครบ 10 ไฟล์จะลดเหลือเพียง 100 บาทต่อไฟล์ ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับองค์กรที่ต้องการชุดเอกสารด้าน HR ครบวงจร

นอกจากนี้ยังสามารถดูแพ็กเกจที่รวมฟอร์มหลายประเภทไว้ในราคาคุ้มค่า เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการวางระบบ KPI พร้อมเอกสารประกอบอื่น ๆ ในคราวเดียว หรือหากสนใจอ่านบทความอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารผลงานเพิ่มเติม สามารถเข้าไปดูได้ที่หน้าบทความ

สรุป

การสร้าง KPI แบบ SMART ที่ดีต้องผ่านกระบวนการคิดอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การกำหนดเป้าหมายองค์กร แตกเป้าหมายลงสู่ระดับบุคคล จนถึงการทดสอบก่อนใช้งานจริง หากทำครบทั้ง 8 ขั้นตอนนี้ องค์กรจะได้ KPI ที่ชัดเจน วัดผลได้ และเป็นเครื่องมือช่วยพัฒนาผลงานของพนักงานได้อย่างแท้จริง

KPI แบบ SMART คืออะไร

คือตัวชี้วัดผลงานที่มีลักษณะเจาะจง วัดผลได้ ทำได้จริง สอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร และมีกรอบเวลาชัดเจน

ต้องเริ่มสร้าง KPI จากอะไรก่อน

ต้องเริ่มจากการกำหนดเป้าหมายองค์กรให้ชัดเจนก่อน แล้วจึงแตกลงสู่ระดับหน่วยงานและตำแหน่งงาน

มีแบบฟอร์มช่วยสร้าง KPI หรือไม่

มีแบบฟอร์มและเทมเพลตให้เลือกใช้งาน ดูตัวอย่างและเลือกซื้อได้ที่หน้าคลังฟอร์มของเว็บไซต์